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Groupware en ligne présentation :

source Contact Office

Qu'est-ce qu'un groupware en ligne?

Le groupware est un logiciel permettant la collaboration au sein de groupes de travail définis de manière stricte (les collaborateurs d'une société par exemple). ContactOffice, en tant que groupware en ligne, permet de s'affranchir des contraintes pour, d'une part, accéder aux données à partir de tout ordinateur et, d'autre part, créer des groupes de travail avec des clients, fournisseurs, partenaires permanents ou temporaires, etc.

Groupes

ContactOffice épouse la situation sur le terrain: un individu est membre d'un ou plusieurs groupes (société, service, département, projet, etc.) et, en tant que membre d'un groupe précis, il a accès à différentes données (documents, contacts, forums, etc.). Chaque membre du groupe utilise l'interface dans la langue de son choix.
Trois types de groupes sont disponibles: publics (ouverts à tous), fermés (envoi d'un e-mail de candidature à l'administrateur du groupe) ou privés (invitation par l'administrateur du groupe uniquement).

Droits d'accès

L'administrateur du groupe détermine les droits d'accès pour chaque information, et décide également quels sont les membres du groupe qui sont autorisés à ajouter de nouvelles données, ou à modifier ou supprimer les données existantes. Il peut inviter de nouvelles personnes à rejoindre le groupe ou, à l'inverse, retirer des membres du groupe (lors de départs de personnel ou réaffectations par exemple).

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Dans la série des Bureaux virtuels en ligne le service Contact Office gratuit pour 100 mb est exceptionnel vu le nombre impressionnant de fonctions qu’il offre .Simple à utiliser: interface intuitive (en français, anglais, espagnol, italien, allemand et néerlandais) et aide en ligne

Pour ceux qui auraient besoin d’espace supplémentaire :

Vous constaterez vous même sur ce service que  les versions payantes offrant du stockage supplémentaire ne sont vraiment pas chères du tout :

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Liste des fonctionnalités:

Messages

• Centre de messages
  Rassemblez toutes vos adresses e-mail (POP3, Gmail et Yahoo) dans une interface unique accessible de partout.
  Plusieurs adresses d'expéditeur
  Adresse d'envoi par défaut
• Protection automatique
  Bénéficiez automatiquement d'un antispam et d'un antivirus performants.
• Messagerie unifiée
  Envoyez un même message par e-mail, fax et/ou SMS.
• Accès depuis un logiciel tiers
  Accédez à votre boîte e-mail depuis un logiciel classique compatible POP3, POP3-S ou IMAP4: Microsoft Outlook, Apple Mail, Eudora, Mozilla Thunderbird, etc.
• Flux RSS
  Chaque dossier des Messages peut être consulté en RSS.
• Noms de domaine
  Utilisez éventuellement votre propre nom de domaine pour votre adresse e-mail principale.
• Formats
  Texte
  HTML
• Carnet d'adresses
  Appel du carnet d'adresses
  Ajout d'adresses au carnet d'adresses
• Documents
  Envoi de pièces jointes depuis les Documents
  Enregistrement de pièces jointes dans les Documents
• Listes de diffusion
• Réponse à tous les destinataires
• Transmission (forward)
• Accusés de réception
• Modèles
• Dossiers et sous-dossiers
• Signature
• Priorités
• Tri des messages
• Recherche
• Recherche avancée
• Filtres
• Répondeur automatique
• Transfert automatique
• Notifications
  Par e-mail et/ou SMS
  A l'arrivée du premier nouveau message ou de chaque message
• Archivage
• Destruction en masse
• En-têtes
• Préférences
  Nombre de messages par page, Copie des e-mails envoyés, Adresse d'envoi par défaut

Calendriers

• Calendrier personnel
  Par défaut, les données sont accessibles à vous seul.
  Partagez votre agenda personnel et accédez à l'agenda partagé de tiers.
  Superposez des agendas pour visualiser rapidement les plages libres en commun
  Droits d'accès pour les membres du groupe (vue des détails, ajout et suppression)
  Evénements privés.
• Calendrier de groupe
  Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
  Droits d'accès (vue des détails, ajout et suppression)
• Calendrier par SMS
  Recevez chaque jour votre emploi du temps par SMS, à l'heure choisie
• Rappels
  Recevez des rappels par e-mail et/ou SMS pour des événements spécifiques (rendez-vous, anniversaires, etc.)
• Réunions
  Lancez des invitations à des réunions et effectuez le suivi en ligne
• Répétition d'événements
• Evénements "all day"
• Fuseau horaire
• Destruction en masse
• Couleurs
• Flux RSS
  Chaque calendrier (privé ou de groupe) dispose de 4 flux RSS:
  • Jour courant
  • Semaine courante
  • Mois courant
  • 30 jours (à compter du jour courant)
• Importation
  vCal/iCal
  Synchronisation unidirectionnelle
• Exportation
  Evénements: vCal/iCal
  Vue de jour et de semaine: Format PDF
• Synchronisation
  Synchronisation avec PDA
  Synchronisation avec logiciels courants sous Windows
• Préférences
  Page de démarrage du calendrier, Durée par défaut des événements, Résolution des grilles de calendrier, Format du temps, Fuseau horaire (12 am-pm/24h).

Contacts

• Contacts personnels
  Par défaut, les données sont accessibles à vous seul.
  Droits d'accès pour les membres du groupe (vue, ajout et suppression)
• Contacts de groupe
  Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
  Droits d'accès (vue, ajout et suppression)
• Champs
  Contacts avec coordonnées complètes, adresses de messagerie instantanée, photo, commentaires personnels et plan d'accès.
• Vérification de coordonnées
  Envoyez des demandes de vérification de coordonnées automatisées à vos contacts.
• Accès direct à la Messagerie
  Envoyez un e-mail, un SMS ou un fax au départ de la fiche contact.
• Catégories
  Organisez vos contacts grâce à des catégories personnelles
• Plan d'accès
  Plan d'accès au départ de toute adresse professionnelle ou privée (fourni par Google Maps)
• Recherche
• Répertoires
  Recherches dans Infobel.com et ajout de contacts dans le carnet d'adresses d'un seul clic
  Version personnalisée/Version éducation: recherches dans des annuaires LDAP
• Liens entre un document et un contact
  Un contact peut être lié à un ou plusieurs documents (CV, évaluations, commentaires, etc.)
• Importation
  Format .csv
  Format vCard
  Synchronisation
• Exportation
  Format vCard
  Format PDF
  Synchronisation
• Synchronisation
  Synchronisation avec PDA
  Synchronisation avec logiciels courants sous Windows
• Préférences
  Contacts par page

Documents

• Documents personnels
  Par défaut, les données sont accessibles à vous seul.
  Droits d'accès pour les membres du groupe (téléchargement, ajout et suppression)
• Documents de groupe
  Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
  Droits d'accès (téléchargement, ajout et suppression)
• Compatible avec tous les types de fichiers
  .doc, .xls, .ppt, .gif, .jpeg, .bmp, .pdf, etc.
• Disque virtuel (WebDAV)
  Accédez aisément à vos documents en ligne via un dossier spécial sur le Bureau de votre système d'exploitation (Windows, Macintosh, Linux): glisser-déposer, ouverture et enregistrement de documents depuis le dossier, etc..
• Notifications
  Lors de l'ajout ou de la modification d'un document de groupe, les membres du groupe reçoivent une notification standardisée par e-mail, éventuellement accompagné d'un commentaire.
• Dossiers et sous-dossiers
• Liens entre un document et un contact
• Accès direct à la Messagerie
  Envoi de pièces jointes depuis les Documents
• Importation
  Disque virtuel
• Exportation
  Disque virtuel

Tâches

• Tâches reçues
  Gérez vos tâches personnelles par priorités.
• Assignation de tâches
  Assignez des tâches à des tiers et suivez en ligne l'état d'avancement
• Tâches de groupe
• Notifications
  Lors de l'assignation d'une tâche, le destinataire peut recevoir une notification par SMS.
• Synchronisation
  Synchronisation avec PDA
  Synchronisation avec logiciels courants sous Windows
• Préférences
  Tâches par page

Forum

• Forums de groupe
  Forums sécurisés (seuls les membres du groupe y ont accès) pour des discussions en ligne archivées.
• Droits d'accès
  Création de sujets par l'administrateur du groupe uniquement
  Ajout de messages et réponses aux messages par tous les membres du groupe

Chat

• Chats de groupe
  Chats sécurisés (seuls les membres du groupe y ont accès) pour des discussions en ligne en temps réel
• Ne nécessite pas de téléchargement
  Nécessite cependant une JVM (Java Virtual Machine)

Notes

• Notes personnelles
  Par défaut, les données sont accessibles à vous seul.
  Droits d'accès pour les membres du groupe (vue, ajout et suppression)
• Notes de groupe
  Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
  Droits d'accès (vue, ajout et suppression)
• Dossiers et sous-dossiers
• Synchronisation
  Synchronisation avec PDA
  Synchronisation avec logiciels courants sous Windows

Favoris

• Favoris personnels
  Par défaut, les données sont accessibles à vous seul.
  Droits d'accès pour les membres du groupe (vue, ajout et suppression)
• Favoris de groupe
  Par défaut, les données sont accessibles à tous les membres du groupe.
  Droits d'accès (vue, ajout et suppression)
• Dossiers et sous-dossiers
• Importation
  Importation de favoris depuis votre navigateur Web.
• Exportation
• Flux RSS
  Chaque dossier des favoris privés et de groupe est disponible sous forme de flux RSS.

SMS

• Couverture mondiale
• Envoi depuis le carnet d'adresses
• Envoi à un numéro libre
  Sans appel du carnet d'adresses
• Messagerie unifiée
  Envoyez un même message par e-mail, fax et/ou SMS
  Historique des SMS envoyés.
• Multi-diffusion (broadcast)
  Envoi d'un même SMS à une liste de destinataires
• Rappels
  Calendrier par SMS
  Rappels d'événements par SMS
• Notifications
  Messages
  Tâches

Fax

• Couverture mondiale
• Documents
  Le fax est constitué du corps du message, les pièces jointes (.doc, .xls, etc.) étant envoyées à sa suite.
• Rapports de transmission
• Envoi depuis le carnet d'adresses
• Envoi à un numéro libre
  Sans appel du carnet d'adresses
• Messagerie unifiée
  Envoyez un même message par e-mail, fax et/ou SMS
  Historique des fax envoyés.
• Prix avantageux
  Les prix varient en fonction de la durée et de la destination.
• Multi-diffusion
  Envoi d'un même fax à une liste de destinataires
• Haute définition

Appels Tel.

• Appels transmis
  Lors d'un appel téléphonique pour un collègue absent, transmettez-lui le message via une interface standardisée: nom du correspondant, motif de l'appel, degré d'urgence, etc.
• Appels reçus
  Accès à vos messages téléphoniques, transmis par les membres du groupe.

Attention
Des fonctions
- ne sont pas disponibles pour tous les abonnements,
- nécessitent un crédit SMS ou fax,
- nécessitent l'appartenance à un groupe.

 

 

 

Personnalisation :

• Adresses e-mail sur votre propre nom de domaine
  Au lieu d'une adresse e-mail construite sur le nom de domaine du bureau virtuel, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine directement sur nos serveurs, ceux-ci devenant les serveurs e-mails officiels pour votre nom de domaine.

Conditions

• Etre titulaire d'un nom de domaine. Nous ne vendons pas de noms de domaine: si vous n'en disposez pas, veuillez en acquérir un auprès d'une société tierce.
• Etre titulaire d'un abonnement payant.

Implications

• Si elle existe, l'adresse construite sur le nom de domaine ContactOffice sera détruite et pourra être réattribuée à un autre utilisateur. Si vous utilisez cette adresse, veillez à prévenir vos contacts du changement d'adresse.
• Tous les e-mails envoyés à n'importe quelle adresse de votre nom de domaine aboutiront sur nos serveurs: il n'est donc pas possible de transférer certaines adresses uniquement.
• Si vous disposez déjà d'un serveur e-mail pour votre nom de domaine, veuillez à bien respecter la procédure pour éviter de perdre des messages.

Procédure si aucun serveur e-mail n'est actuellement défini pour votre domaine

1. Modifiez vous-même (ou demandez à la société auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine de modifier) les "MX records" (MX = mail exchangers) de votre nom de domaine de la façon suivante:

   votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.net.
   votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.net.

   NB: Les deux entrées sont importantes afin de garantir un bon load balacing et fail over.
   NB: Le "." en fin de ligne est indispensable sans quoi les MX records seront erronés (smtp1.contactoffice.net.votrenom.com).

2. La propagation des DNS exige un délai (entre quelques heures et quelques jours). Attendez par conséquent au moins 24h pour que la propagation soit effective.
3. Lorsque la propagation est effective, contactez-nous par e-mail et communiquez-nous votre nom de domaine, ainsi que votre identifiant et l'adresse e-mail souhaitée.
   Si plusieurs adresses doivent être créées, communiquez-nous la liste de ces adresses de même que les identifiants correspondants. Un compte ContactOffice ne pouvant être lié qu'à une seule adresse e-mail, créez au besoin plusieurs comptes.

Procédure si un serveur e-mail est actuellement en service pour votre domaine

1. Contactez-nous par e-mail et communiquez-nous votre nom de domaine, ainsi que votre identifiant et l'adresse e-mail souhaitée.
   Si plusieurs adresses doivent être créées, communiquez-nous la liste de ces adresses de même que les identifiants correspondants. Un compte ContactOffice ne pouvant être lié qu'à une seule adresse e-mail, créez au besoin plusieurs comptes.
2. Modifiez vous-même (ou demandez à la société auprès de laquelle vous avez enregistré votre nom de domaine de modifier) les "MX records" (MX = mail exchangers) de votre nom de domaine de la façon suivante:

   votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp1.contactoffice.net.
   votrenom.com MX preference = 10, mail exchanger = smtp2.contactoffice.net.

   Prenez note de l'ancienne valeur du MX record et trouvez son adresse IP afin de pouvoir continuer à accéder à l'ancien serveur pendant quelques jours.
   NB: Les deux entrées sont importantes afin de garantir un bon load balacing et fail over.
   NB: Le "." en fin de ligne est indispensable sans quoi les MX records seront erronés (smtp1.contactoffice.net.votrenom.com).

3. La propagation des DNS exige un délai (entre quelques heures et quelques jours). Dans l'intervalle, continuez à relever votre courrier sur l'ancien serveur en configurant votre logiciel de messagerie pour accéder à l'ancien serveur via son adresse IP.

NB: Les aspects e-mail n'ont aucun impact sur votre site Web.
NB: Cette possibilité nécessite au moins un abonnement payant.

Préférences
La plupart des outils vous permettent de spécifier vos préférences personnelles.
Exemples: Page de démarrage du calendrier, Fuseau horaire, Nombre de messages par page, Contacts par page, Tâches par page, etc.

 

Bureau virtuel - Version individuelle: travaillez et communiquez facilement